Organiser un événement est un excellent moyen de faire connaître votre entreprise, de valoriser son image et de faire du business.
Définissez vos objectifs
Posez-vous 3 questions fondamentales : Quoi ? Qui ? Pourquoi ?
> Quel est le message que vous voulez faire passer ?
> Qui voulez-vous toucher par votre événement ?
> Pourquoi souhaitez-vous organiser un événement?
Les réponses à ces questions vous guideront tout au long de l’organisation de votre événement.
Déterminez une date et un lieu
Après avoir défini votre stratégie événementielle, vous pourrez déterminer la date et le lieu.
Pensez au trajet que devront effectuer vos invités et au temps qu’ils auront à disposition pour votre événement. Dans la définition de la date, n’oubliez pas de vérifier les vacances scolaires et les veilles de jour fériés. Evitez les périodes trop chargées pour vos invités. Pensez à informer les gens suffisamment tôt. L’agenda de certaines personnes se remplit beaucoup et bien à l’avance. Si tel est le cas de vos invités, anticipez bien votre invitation et pensez à les pré-informer de la date par un « Save the Date ». Attention, vous ne déplacerez jamais la presse une veille de weekend.
Choisissez votre contenu
Que voulez-vous que votre cible retienne de votre événement ?
Une fois que vous déterminez le message, réfléchissez à la façon dont vous voulez le faire passer. Un événement réussi doit être bien rythmé : des temps forts, des moments d’échanges, du spectacle, de l’émotion etc. L’image, l’ambiance, le service : tout doit être pensé dans chaque détail.
Pensez logistique
Si vous ne voulez pas que votre événement se transforme en cauchemar, vous devrez soignez la logistique.
Invitations, déco, traiteur, photographe, signalétique, parking, hôtesses, badges, supports de présentation… Choisissez des partenaires de confiance et fixez-vous une feuille de route et un retroplanning auxquels ils devront se tenir. Gardez-vous une marge de sécurité pour régler les imprévus, car gérer un événement, c’est avant tout gérer un grand nombre de (mauvaises) surprises. Si vous montrez des signes de panique, vous risquez de perdre en crédibilité et cela pourra nuire à l’image de votre entreprise.
Communiquez avant, pendant et après votre événement
Avant votre événement, il s’agit d’inviter les personnes à prendre part à votre manifestation.
Flyer d’invitation, newsletters et réseaux sociaux vous aideront à communiquer auprès de vos cibles. Pendant votre événement, pensez à interagir avec votre communauté. Live tweet, Instagram Story et Facebook Live sont d’excellents vecteurs. Prenez soin de mentionner le # à utiliser sur tous vos supports. Attention, si vous intégrez les réseaux sociaux à votre événement, il vous faut impérativement du wifi de bonne qualité ! Après l’événement, réfléchissez au suivi. En effet, un événement ne se termine pas à la fin de la soirée ou quand vous refermez la porte derrière le dernier participant. Remerciez les participants via un mail ou une newsletter, reparlez de la soirée par exemple sur vos réseaux sociaux en utilisant le hashtag dédié, demandez en relation sur Linkedin les personnes rencontrées.
Mesurez l’efficacité de votre événement
Vous devez évaluer l’efficacité de votre événement selon les critères qualitatif et quantitatif.
Ne vous fiez pas qu’à votre ressenti, sondez vos invités avec une borne de satisfaction par exemple : qualité du service, des présentations, des orateurs, etc… D’un point de vue quantitatif, vous vous demanderez sans doute si votre événement vous a apporté du business. Dites-vous bien que vous ne signerez aucun contrat pendant un événement. N’arrivez donc pas avec une pile de bon de commande sous le bras. En revanche, un événement professionnel est un générateur de business à moyen terme : en effet en créant un univers qui facilité les échanges, instaure un climat de confiance et une émotion, votre événement va vous ouvrir des portes et vous faire obtenir des rendez-vous. A vous de transformer l’essai. Et à ce moment là vous pourrez juger de l’efficacité de votre événement.
Pas le temps d’organiser votre événement ?
Notre agence vous accompagne dans l’organisation de votre événement, avant, pendant et après. Logistique, retroplanning, choix des prestataires, création des supports de présentation, communication… Agent de Com’ s’investit à vos côtés tout en vous apportant l’expertise stratégique et opérationnelle nécessaire à la réussite d’un événement. Vous serez préparé, calme et serein et pourrez vous consacrer pleinement à vos invités.
Alors, à quand votre prochain événement ?
